Новости

На сегодняшний день Автоматизация документооборота - это не только средство оптимизации внутренних процессов предприятия, а реальная необходимость в условиях здоровой конкуренции. Автоматизация документооборота даст новые возможности для любой организации по упрощению работы, позволит опередить конкурентов при принятии оперативных и стратегических решений. Далее рассмотрим почему необходимо автоматизировать документооборот в организации, а также некоторые из факторов, которые нужно иметь в виду при принятии решения о внедрении автоматизации документооборота на предприятии.

Сейчас автоматизация документооборота на предприятии необходима также, как была нужна автоматизация бухгалтерского учета в середине прошлого десятилетия, вот простой пример для такого обычного документа, как товарная накладная (ТОГР-12) http://www.diadoc.ru/docs/others/tn. Для этого есть множество причин. Во-первых, информация должна обрабатываться как можно качественнее и быстрее, и иногда информационные потоки более важны, чем материальные. Во-вторых, потеря информации может обойтись крайне дорого. Можно выделить ряд общих негативных моментов для тех организаций, где используется традиционный способ работы с документами

- потеря документов;
- накопление множества документов с неизвестным назначением и источником;
- информация попадает в чужие руки;
- трата массы рабочего времени на поиск нужного документа и формирование отчетов по документам;
- создается много копий одного и того же документа - на бумагу и копирование тратиться много времени и денег;
- подготовка и согласование документов занимает много времени.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет решать все эти проблемы. Кроме того, она:

- обеспечивает слаженную работу всех подразделений;
- упрощает работу с документами, повышает ее эффективность;
- повышает производительность труда за счет сокращения времени на создание, обработку и поиск документов;
- повышает скорость доступа к информации;
- позволяет разграничивать права доступа к информации.

Автоматизация документооборота подходит для любой организации, независимо от типа собственности и масштаба.